実施報告 2025年10月07日

【実施報告】伝わる・まとまる・動き出す！会議のつくりかた～体験しながら学ぶファシリテーション実践講座～を開催しました

8月9日（土）、オンラインにて「伝わる・まとまる・動き出す！会議のつくりかた～体験しながら学ぶファシリテーション実践講座～」を開催しました。当日は、30名（スタッフ含む）にご参加いただきました。

講師は、ファシリテーターの青木将幸氏（青木将幸ファシリテーター事務所）。参加者の皆さんから寄せられた質問1つ1つに答えながら、ポイントはフリップボードに書いてお話をしていただきました。3時間と長時間の講座でしたが、講師と受講生が双方向にやり取りしながら和やかな雰囲気で進みました。

以下、講座の中で出てきたポイントや、参加者との質疑応答の一部をご紹介します。

＜ファシリテーションのポイント＞

●冒頭で参加のスイッチを入れる
→会議の始まりは「お願いを伝える」「チャットにコメントしてもらう」「フリップボードに書いて一斉に出す」など、すぐに手を動かす仕掛けを取り入れると効果的です。たとえば「ジェスチャーを大きめに返してみましょう」とアナウンスするだけで、場がぐっと温まります。

●アイスブレイクで場をほぐす
→お弁当を一緒に食べる、おにぎりの具をテーマに雑談するなど、ちょっとした工夫で緊張が和らぎます。場をリラックスさせるだけでなく、メンバーの集中力を高めることもファシリテーターの役目です。

●時間の使い方にこだわる
→会議はできるだけ短時間で終わるように心がけましょう。短い会議ほど効果的になることもあります。また、会議ですべてを決めようとせず、担当者だけを決めてあとは各自で進める形でも構いません。

●板書でプロセスを見える化する
→意見を出す段階・まとめる段階・決めたことを行動に移す段階を色分けして書くと、参加者にとって理解しやすく、あとから振り返りやすい記録になります。

●タイムキープは柔らかく伝える
→時間管理は事務的に伝えるのではなく、「そろそろ時間だよ」とユーモアを交えて伝えるのがコツです。たとえば、時間になったらぬいぐるみなどの小物をそっと触る、オンラインでは画面に近づけるといった工夫も効果的です。

＜質問タイム＞

Q：10名程度の会議で、「参加して良かった」とみんなが思えるようにするには、どのように進行すれば良いでしょうか？
A：オススメは「いいねぇ会議」です。誰かが提案したら、まずみんなで「いいねぇ」と反応を返すんです。そのあとに他の人がアイディアを付け足していきます。最初はちょっと突拍子もない提案でも、不思議と「無理だな」とは思わなくなるんですよね。前例や長年の経験に頼るんじゃなくて、新しいアイディアをみんなで育てていける。そんな雰囲気ができると、自然と「参加してよかった」って思える会議になるんじゃないかな。

Q：私は地域で「対話」に関する活動をしています。「対話」という言葉を知らない方にどのように告知をすれば興味を持ってもらえるのでしょうか。
A：もし名前を変えて良かったら、地域でよく使っている方言や表現に直してみましょう。例えば「ワークショップ」とは言わずに「ゆんたく」「寄り合い」「茶話会」など、その地域の馴染みのある言葉を使うと親近感が湧いてきます。

Q：会議の場を回しながら青木さんが意識していることは何ですか。
A：「ビール瓶に水を入れるように話す」ことを意識しています。つまり「あっ、今ビール瓶に水をこぼさず入れられているな」と確認するように、みんなが理解しやすい言葉を選び、みんなに言葉が届いているか反応を確認しながら話します。そうすると、自分の言いたいことを着実に相手に伝えることができます。

Q：人が話している時にその話を遮ってしまう人への声の掛け方を教えてください。
A：「人の話は最後まで話を聞こう」というグランドルール（会議や研修などの集まりにおいて、参加者全員が守るべき基本的なルールや約束事）を会議の最初に提案するようにしています。話の流れを変える時は、「次は〇〇の話をしても良いですか？」と確認するようにしています。

Q：会議で発言をしない方に「せっかくだからお話をどうぞ」と促しているのですが、発言をされない方から意見を引き出す方法を教えて下さい。
A：「今日お話をしていて印象に残ったことは何ですか？」など、会議のハイライトを聞くようにしています。

＜参加者の感想＞

・具体的にポイントを提示頂き、それをもとに負担にならないグループワークで実感できたことが良かったです。
・皆様から寄せられた質問については「うんうん、そうだよね」と頷き、それに対する先生の回答で「なるほど！そういうやり方、考えがあるんだ」と発見の連続でした。
・参加者の質問にていねいに応答する形で、そのつど的確かつ普遍的な構えやスキルを伝授されていたため、自分の質問以外の時間もとても勉強になりました。