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実施報告performance

実施報告 2022年08月12日

【実施報告】みんなの経験共有会vol.4~オンラインイベントやってみた! 「オンラインイベントのコツ経験共有会」

7月25日(月)、CAMP-NARUSEからオンライン配信にてみんなの経験共有会vol.4~オンラインイベントやってみた! 「オンラインイベントのコツ経験共有会」を開催しました。

今回はオンラインイベントに挑戦した経験をNPO法人町田演劇鑑賞会事務局長 紫桃弘美氏とへりぽーと 平山龍介氏にお話しいただきました。進行はサポートオフィス橋本が務めました。また、今回は、冒頭にサポートオフィス杉山久美子よりオンラインイベント「場」づくりのコツ」というテーマのミニ講座を実施させていただきました。

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 当日の動画を下記よりご覧いただけます。
 ▼動画URL
 https://youtu.be/FwYOvhX8srk
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▲配信会場CAMP-NARUSEの様子。オンラインイベントの時は、明るい服を着ると顔映りがよくておすすめ。この日の紫桃さんの赤いシャツは良いですね。

 

「オンラインイベントやってみた!」でのポイントまとめ

1.対面もオンラインも一番大切なことは、「開催目的・ターゲットの明確化」
2. 慣れてないうちは、最初に参加者へそのことを伝えて、フォローしてもらえる雰囲気づくりを。
3.「慣れ」が大事。失敗を振り返りながら、同じ内容で繰り返し開催する。
4.参加者との壁が低いのはオンラインの魅力。参加者側を上手に巻き込む

 

以下、ミニ講座とトークセッションをレポートします。


ミニ講座「オンラインイベント「場」づくりのコツ」(講師:杉山久美子<町田市地域活動サポートオフィス>)

サポートオフィスが2020年のコロナ下より取り組んできたオンライン講座やワークショップでの経験を踏まえて「オンラインイベント「準備」のコツ」、「オンラインイベント「場づくり」のコツ」の2つのパートに分けてお話ししました。

◆準備のコツ

●オンラインも同じ。基本の「き」は「開催目的・ターゲットの明確化」

一番大切なことは、「開催目的・ターゲットの明確化」。
対面でのイベント同様、この点をしっかり考え、主催者側で共有しておくことが重要です。

●進行表

サポートオフィスでは、対面でもオンラインでもA4用紙1枚程度の進行表を準備します。時間ごとに実施内容、備品、役割分担を記載するのは対面イベント同様ですが、オンラインイベントの際は「表示画面」についても記載しておくことをおすすめします。ギャラリービュー(参加者全員が画面に表示される表示方法)、スピーカービュー(話しをしている人が大きく表示される表示方法)、資料を画面共有する、などその時に表示する画面を記載しておくとスムーズです。

主催者側として伝える内容が多いときなどは、A3 サイズにして伝える内容も進行表に記載しておくこともあります。こうしておくことで、説明を担当するスタッフに回線トラブルなどが起きたときにも速やかに他のスタッフが対応することが可能です。


◆場づくりのコツ

オンラインならではの特徴を押さえたうえで安心安全の雰囲気づくり編」、「オンライン会議技術編」、「スタッフコミュニケーション編」という3つの観点でコツをお伝えしました。以下その一部を紹介します。

安心安全の雰囲気づくり編」
・入室された方にスタッフから気軽に声掛け

・参加者同士で知り合いが多そうな場合は、「開始までは自由にお話しOKですとミュートを外してあげるのも手
・「議論が盛り上がった様子がお顔から伝わってきます」など進行役がことあるごとに場の雰囲気を言語化し伝える

「オンライン会議技術編」
・初心者さんが多い時は開始時に使い方のプチレクチャーをし、実際に機能を試してもらう
・遊軍スタッフを用意し、電話やチャットで個別フォロー

「スタッフコミュニケーション編」
・スピーカーからの問いかけに、大きめのジェスチャーで反応
・スタッフ全員でSNS(Facebookメッセンジャーグループ/LINEグループ)等でリアルタイムにコンタクトをとれるツールを用意する。タイムキーパーもメッセージで進捗を共有。

 


トークセッション オンラインイベントやってみた! 「オンラインイベントのコツ経験共有会」

<ゲストご紹介>

◆ 紫桃弘美氏(NPO法人町田演劇鑑賞会事務局長)
◆ 平山龍介氏(へりぽーと

はじめに<自己紹介>

紫桃さん:
1962年生まれ、広島県広島市出身です。高校生の時には演劇部に所属していました。結婚を機に東京、高松、大阪、名古屋など転々とし、子どもの成長を機に町田市に住みはじめました。得意料理はお好み焼きです。広島の人は「広島風」お好み焼きとはいいません。広島のが本家お好み焼きだと思っています(笑)2011年よりご縁があって町田演劇鑑賞会の事務局長をやっています。

平山さん:
紫桃さんがとてもしっかり自己紹介されていたので、紫桃さんがお話しされた項目に沿って自己紹介させていただきます。
生まれは福岡県です。高校を卒業し、浪人の1年間まで福岡にいて、大学進学で町田に来ました。高校時代はソフトテニス部で勉強も一生懸命やっていたのですが、浪人してしまいました。今は、町田市内に住む子どもを対象とした公的な学習支援教室のコーディネーターの仕事をしています。浪人だけでなくて大学で進級に失敗した経験もあり右往左往している人生なのですが、全部今の仕事に活かされているかなと思います。
得意料理というほどではないのですが、スクランブルエッグをつくるときゆずこしょうを卵にまぜて焼くとおいしいです。
仕事以外では、大学のあった相原で学生時代からへりぽーとという団体で活動しています。

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Q1.オンラインで実施したイベントについてお聞かせください。
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紫桃さん:
きっかけはコロナ禍です。対面での会議を行うことができない状況で、まずは役員でZoom(*1)会議に挑戦しました。比較的高齢メンバーが多いのですが、頑張ってやってみました。昨年のまちカフェ!では、初めてのオンラインイベントということで町田演劇鑑賞会の説明会を開催しました。演劇鑑賞会を20代、30代の若い世代に伝えたいと思って挑戦したのです。学生おうえん隊として参加してくれた大学生の協力で、まちカフェ!期間中に、夜と昼の2日間、2回開催することができました。
今は例会(演劇公演)が終わった後に実施する「オンラインで感想を語る会」にチャレンジしていて、すでに2回開催しました。

*1 オンライン会議を実施するクラウドサービスの一つ。無料版、有料版があり、利用可能時間、人数など使える機能が違う。

平山さん:
僕は学生おうえん隊のサポーターとして昨年度、演劇鑑賞会さんの初めてのオンラインイベントのお手伝いをさせていただきました。

 

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Q2.オンラインイベントに挑戦した時の感想や裏話を教えてください。
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紫桃さん:
失敗談は平山さんに詳しく説明していただくとして…。

私たちは初めてだったので、学生さんに丸投げしてやってもらうような気持ちでいたんです。そうしたら途中から学生さんに「一緒にやってください!やらないとできるようになりませんよ!」と言われちゃいました。説明会は、2回とも全く同じ内容だったので、1回目は学生さんにやっていただき、2回目は学生さんに横についてもらって自分たちで頑張ってZoomの操作をしてみました。

それでも時間が経つとすっかり忘れてしまうので、今年に入って感想を語る会を開催しようとしたときにはもう一度教えてもらいました。何度でも聞いちゃっていますが、少しずつできることが増えて「私たちでもできるね」と自信になってきています

平山さん:
オンラインイベントっていろいろな壁を超えるツールとして最適だなと思っています。距離はもちろんですけど、世代も超えることのできる便利なツール。オンラインの操作のことだったら「お助けします」と言いやすいので、学生も参加しやすくなる面はありますよね。

紫桃さんから失敗談は僕が説明を、という振りがありましたので…。
説明会自体は大成功だったと思います!ただ、
有料版のZoomで会議を設定したつもりが無料版になってしまっていて、2時間のイベントが始まって30分で「あと10分で終了です」と画面に表示されてから気づくという、Zoomあるあるの失敗が起きました(*2)。僕は頭が真っ白になってそこから全く覚えてないですが、慌てて再度会議を設定をして、参加者にお知らせして繋ぎ直し、なんとか最後まで終えることができました。

*2 無料版のZoomは会議の時間制限(40分まで)がある。

橋本:
私も説明会当日は参加させていただいていたのですが、紫桃さんの自己開示が上手だったことも成功のポイントだったと思います。「オンラインイベントが初めてなので、失敗や不手際があるかもしれませんがどうぞ温かい目で見守ってください」と笑顔で最初に話してくださっていたので、トラブルがあっても雰囲気がすごくよかったと思います。

紫桃さん:
さらに裏話をお話しすると、学生さんはトラブルを理解していたのでバタバタしていたのですが、私たちは何が起きているのか状況がよくわからなかったのでのほほんとしていました(笑)

橋本:
オンラインイベントは、そうした主催者・参加者の壁も低くなりますね。対面イベントだったら参加者の人が前に出て司会の人に声かけてフォローするということはあまりないと思うのですが、オンラインだとチャットを使って参加者の人がコメントでフォローするなどもよく見かけますよね。

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Q3.オンラインイベントを実際やってみて、団体にとって良かったことや団体に起きた変化について教えてください。
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紫桃さん:
明らかに活動の幅が広がりました。私たちはSNSやオンラインには無縁なのが当たり前と思っていましたが一度やってみてできるようになると、今度は「こういうこともやってみよう」という意見が会員から出るんですね。Facebookもやってみよう、とかInstagramもやってみようとかどんどん広がっていきました。団体の中では私は比較的若いほうなのですが、今では80代の会員もZoomにチャレンジしています。その気になればいくつになってもできるんだ、と私も尊敬しています。

平山さん:
へりぽーとでもコロナをきっかけにオンラインイベントを始めたのですが、Facebookでイベント情報を見て参加してくれた他大学の学生がその後へりぽーとの仲間になってくれました。へりぽーとは同じ大学のメンバーで立ち上げたのですが、オンラインで実施したことにより初めて違う大学からメンバーになってくれた人がいて、オンラインの可能性を感じました。

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Q4.事前準備や役割分担など、当日の運営方法についても教えてください。
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紫桃さん:
昨年初めてやった時は、直前に実際の本番のような感じでリハーサルをしました。1回目は、学生さんが画面共有とかチャット対応をしてくれて、開催後に失敗したことを振り返って、全く同じ内容でもう1回。今度は団体のメンバーで役割分担して開催しました。今年に入ってから自分たちだけで開催している「感想を語る会」の第1回は、開始15分くらいはZoomに繋げられないなどのトラブルもありロスタイムになってしまいました。その後は司会とブレイクアウトは担当を分けようとか、失敗を振り返りながら進めています

慣れですね
。やってみるとそんなに難しくないです。カタカナだから難しそうに感じるけど。繰り返していくと余裕が出てきてオンラインでもどんどんコミュニケーションをとれるようになってきました

橋本:
オンライン会議は、役割分担を細かくできるのも魅力の一つでもあると思っています。小さなステップからチャレンジしやすいですね。


参加者からのコメント:
技術的なサポートをしてくれる人がいると安心ですね。

紫桃さん:
学生さんなど若い人のサポートももちろんですが、参加者の皆さんに温かい目でみてくださいと伝えて、参加者の人にサポートしてもらうのも1つの手かなと思います「どうですか?原因がわかる人いますか?」と参加者側を巻き込んじゃうのもいいのかなと思います。

平山さん:
学生や若者はZoomのよくあるトラブルの関しては比較的経験があるので、何か起きているのかなと思うと肩回し始めちゃいますね(笑)
僕たちも応えたい気持ちがあるので、気軽に声をかけてもらえるとフォローしやすいです。

 

参加者からの質問:
自分が画面共有をすると、参加者の反応がわからなくて不安になりまませんか?みんな聞こえてるのかな、今の話伝わっているかな、とか。

紫桃さん:
共有画面の大きさを調整してなるべく顔をが見えるようにしますけど…ほかにコツありますか?

平山さん:
僕は、画面共有しているのとは別の端末(スマートフォン、タブレット)でもZoomに入って参加者の顔を映すためにつないでいます。

橋本:
スマホやタブレットなど2台目があれば参加者を映すために使うというのもありですね。
あとはこれはあまり大っぴらに言っていいか分かりませんが、会議で反応が良い人って1人か2人はいらっしゃるじゃないですか?私はそういう方の顔を見えるように固定して、その方を見て安心するようにしているときもあります(笑)


<クロージング「あなたがオンラインイベントに挑戦した経験を一言で表すと?」>

経験共有会では、最後にゲストの方からメッセージを掲げていただき、クロージングとしています。今回の一言は、あなたがオンラインイベントに挑戦した経験を一言で表すと?です。

 

左がへりぽーとの平山龍介さん、右がNPO法人町田演劇鑑賞会の紫桃弘美さん。トークセッション中もお二人の良い関係性が伝わってきました。

紫桃さん:「脱皮」

私たちは、日々さなぎが蝶になるように脱皮しています。若い人はこういうもの、年寄りはこういうものという固定観念を超えて一皮むけた!という気持ちなので、この言葉にしました。

平山さん:「新たな世界への一歩」

オンラインイベントは、「共犯関係」を作れるものだと思っています。オンラインってコロナ以降初めてチャレンジした方が多いという共通の前提があるからこそ、参加者を含めて一緒に挑戦し、一緒にイベントを作っていって、そしてその楽しさを共有することができる。
色んな壁を越えながら参加者の方を含め色んな人をどんどん巻き込んでいきやすい、というのが対面のイベントと違う一番の魅力かなと思っています。

今までとは違う壁を越えられる、今までとは違う人たちと新たなかかわりを作ることができる、今までとは違う挑戦をみんなで踏み出すことができるという点から、この言葉にさせてもらいました。

橋本:
お二人ともありがとうございました。今日のお話を通して「オンラインって『慣れ』だから続けてみよう」とか「困ったら参加者にもフォローしてもらえばいいんだ」など、皆さんが少しでもチャレンジしてみようかなと感じるきっかけになっていれば嬉しいです。

 


この日は、途中でWi-Fiの不具合により、配信しているパソコンの一台が落ちてしまうというオンラインあるあるのトラブルも発生。トークセッションの内容のように、参加者のフォローのおかげでトラブルを乗り越えることができました。

次回は、9月27日(火)10:00-11:30、町田市生涯学習センター7階ホールにて、「みんなの経験共有会vol.5 助成金にチャレンジしてみた! 『助成金の活用経験共有会』」を開催します。登壇者から助成金を活用した経験をお話しいただきます。また、助成財団の担当者にもお越しいただきますので、助成する側の視点も聞くことができます。

詳細・お申込みは、下記ページよりご確認ください。

「みんなの経験共有会vol.5 助成金にチャレンジしてみた! 『助成金の活用経験共有会』」
https://machida-support.or.jp/event/salon202209/


過去開催回の実施報告は、下記ページからご覧ください。

▼みんなの経験共有会vol.1~法人を設立してみた「NPO法人・一般社団法人設立経験共有会」
https://machida-support.or.jp/report/performance/salon04/

▼みんなの経験共有会vol.2 ~協働事業やってみた!「協働事業に取り組んだ経験共有会」
https://machida-support.or.jp/report/performance/salon05/

みんなの経験共有会vol.3~学生と一緒に活動してみた! 「学生との協働事業に取り組んだ経験共有会」
https://machida-support.or.jp/report/performance/salon06/

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