【コラム】ITツール「kintone（キントーン）」の活用にチャレンジしてみた！

昨年度、サポートオフィスではサイボウズ社の業務改善ツール「kintone（キントーン）」の活用に力を入れました。サポートオフィスの立ち上げ当初である2019年から名刺管理、勤怠管理、相談内容の記録などの業務管理のために使ってきました。昨年度はサポートオフィスもメンバーであるNPOと学生をつなぐコーディネーターのネットワーク「NPOインターンシップラボ」の事業の一環で、サイボウズ社とkintoneエバンジェリスト*の細谷崇氏からサポートを受け、まちカフェ！学生おうえん隊**のプログラムを通して新しい使い方にチャレンジしました。

*kintoneエバンジェリスト：kintoneの活用方法やカスタマイズ方法といった専門知識を、わかりやすく説明してくれたりサポートしてくれる役割のこと。

**まちカフェ！学生おうえん隊：学生と一緒に活動してみたいという町田市市民協働フェスティバル「まちカフェ！」参加団体と、NPOや地域活動団体とともに活動してみたいという学生をマッチングし、両者の活動をサポートする取り組み。

本記事では、その報告も交えながら「kintoneってなあに？」、「ITツールと若者の相性は？」という2点について、サポートオフィス橋本からご紹介します。

3月10日に行われたNPOインターンシップラボ主催｜オンライン勉強会「コーディネーション×kintoneで学生のNPO活動を加速する」の様子。サポートオフィス橋本は事例報告担当としてお話させていただきました。

＜kintoneってなあに？＞
テレビCMなどでなんとなく耳にしたことがある方も多いかもしれませんが、kintoneはサイボウズ社が提供しているクラウドサービスの1つです。簡単に・快適に業務システム（アプリ）を作成することができ、自団体の業務内容に合わせたアプリを自分たちで作り、運用できるサービスです。

「会員や会費などの情報を管理したい」、「スタッフ間の必要な情報のやりとりをスムーズにしたい」、「Excel等が苦手で簡単にシステムを使いこなしたい」という団体さんには特におすすめです。

NPO法人や非営利型の任意団体・一般社団法人・一般財団法人などには優しい、「チーム応援ライセンス」という非営利団体のための価格設定があるのもポイントです。年間9,900円で、900ユーザー分使えるのでかなりお得ですよね。「チーム応援ライセンス」は、非営利であれば法人格がなくても活用できるので、PTAや自治会町内会での導入事例もあるそうです。

また、「チーム応援カフェ」、「チーム応援導入相談」、「チーム応援なんでも運用相談」、「テクニカルサポート」など、困った時に相談できる機会がかなり手厚く用意されているのも特徴の1つです。

とはいえ、なかなか最初はイメージしづらいと思います。サポートオフィスにご相談いただければ、実際の画面をご覧いただきながら説明いたしますので、ぜひお気軽にお問合せください。

＜kintone活用事例①｜チャットでのやりとりに使ってみた＞
昨年度、まちカフェ！学生おうえん隊に参加した学生18名にkintoneのアカウントを付与し、kintoneを介して連絡を取り合う試みを行いました。その際に使っていたのがkintoneの「スペース」という機能です。「スペース」は、スレッドごとに話題を区切ることができるのが特徴。これによって、個人ごとに必要な連絡を一元化してスムーズ＆素早く行うことができるようになりました。

NPOや地域活動に関わる方は、プロジェクトごとにLINEグループやMessengerグループを作った結果、数が多すぎて管理が煩雑になるという方も多いのではないでしょうか。kintoneの「スペース」は、その点を解消してくれます。

他にもスレッドが分けられるコミュニケーションツールとして、Chatwork、Slackなどもありますね。それぞれ使いやすさ・使いにくさも違いますし、皆さんの活動の分野や対象、仲間たちと一緒に使えるかどうか等も採用の決め手になると思いますので、実際にいろいろ試してみることをおすすめします。

＊余談ですが、最近私はLINEのオープンチャットをよく活用しています。アカウント同士友達にならなくてもグループチャットができる点が便利で重宝しています。

＜kintone活用事例②｜日誌として使ってみた＞
こちらは、相談業務を実施している団体や、利用者の方を個別にサポートする必要がある団体にもおすすめの使い方です。

学生おうえん隊に参加していた学生は18名。それぞれの活動を日々丁寧にサポートしていくのは非常に難しいので、NPO法人アクションポート横浜さんが実践されていた「活動日誌」をまねさせていただきました。アプリで作成した活動日誌に、学生さんが活動をした日にその内容と感想を記入し、それに対し事務局からコメントを返す、という流れです。

学生さんが活動日、時間、活動内容や学んだこと・相談したいことなどが記入できるようになっています。このアプリも自分でカスタマイズして作ったものです。

kintoneはパソコンだけではなく、アプリを入れることでスマートフォンからも見ることができます。スマホに慣れている学生さんが、帰りの電車でさくっと記入してもらえるように、スマホ版のkintoneに登録していただき使用してもらいました。

学生さんの実際の活動風景がのぞけるという良さのほか、サポートオフィススタッフ間で学生さんの活動状況の共有がスムーズになったのも嬉しいポイントでした。また、授業や実習の一環で本プログラムに参加している学生さんにとっては、活動終了後に報告書にまとめるときなどに振り返りツールとして使えたのではないかなと思います。

＜実際に使った学生さんの感想＞
・通知や連絡がメールの方にも届いてわかりやすく、サポートオフィス方々とのやりとりも円滑に行いやすいと感じた。
・各団体ごとにスレッドがつくられていて分かりやすい。
・機能としては便利だったが、そもそもkintoneを開く機会があまりなかった。

わかりやすい・便利だったという感想の一方で、このプログラム以外でkintoneを使わない学生さんにとっては、毎回kintoneを開くのが負担だったかなと思われる意見もありました。

＜最後に｜ITツールと若者の相性について＞
1年間実際に学生さんとともにkintoneを活用してみて、感じたことを3つにまとめました。

①ITツールの活用がプログラムの売りの1つにできた！
⇒テレビCMなどでもよく見かけるサイボウズ社のkintone。最近は文系の学生さんでもIT企業を就職活動の視野に入れている方が多い中、ITツールに触れる機会をプログラムを通して提供できたのは、参加する学生さんにとっても特典の1つになったのではないかなと感じています。

②スマートフォンで使える「気軽さ」はポイント！
⇒学生さんはパソコンよりもスマートフォンのほうが開く回数も多く、慣れているという方がほとんど。ITツールを使うときには、そのアプリがスマホで使えるかどうかも選ぶためのポイントになりそうです。

➂メールより連絡が取りやすい◎
⇒SNS等の文化が発展した分、メールや電話でのやりとりに不慣れな学生さんも多いのが現実です。学生にも使いやすいITツールを活用すれば、お互いメールより楽に・気軽に質の良い連絡が取り合えると感じました。

記事は以上です。
kintoneをはじめ、さまざまなITツールについてのご相談はサポートオフィスで随時受け付けておりますのでお気軽にお声がけください。

また、5月11日（木）のまちカフェ！オープンデーでは、「SNS・オンラインツールなんでも相談会」を実施します。ご相談のある方はこちらもご活用いただければと思います。

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