【実施報告】「意味のない会議に★さようなら★セミナー」＜7月31日＞

7月31（水）、町田市市民文学館「ことばらんど」にて当オフィス事業統括ディレクター長浜が講師を務め、「意味のない会議に★さようなら★セミナー」を開催しました（参加者：7名）。

満足度の平均は82.8点。以下アンケートのコメントの一部を紹介させていただきます。

• 質疑応答の時間がたっぷりありよかったです。
• ものすごくわかりやすく「ふ」に落ちました。使えます。あとは実践します。

◆セミナー内容

セミナーの最初は、はじめて知り合った参加者同士で即席会議にチャレンジ。その後、個人ごとに会議のディスカッションの流れを細かく振り返りながら、プロセス面に対する「満足度」と「参加度」をお互いに確認し合い、さらに5段階で総合評価をつけてもらいました。

会議で大事なのは、議題やテーマ、発言そのものなのどの表面に現れる”コンテンツ”ではなく、参加者同士の関係性や感情の動き、表情、しぐさ、雰囲気、力関係など目には見えづらい”プロセス”です。意味のある会議にしていくために、ファシリテーターは個々の参加者のこうしたプロセス面に意識を向けながら、適切な介入を行いながらしっかりと自分ごと化してもらわなければなりません。そうでないと、会議で決まった内容に対する実行意欲や行動もあやふやで魂の入らないものになってしまい、結局、実行されない、全力で取り組めない、途中で嫌になってしまう、などの結果を引き起こしてしまうのです。

続いてワークの後は、「会議とファシリテーション」についてのレクチャーです。

＜ファシリテーションとは？＞

人々の活動が容易に進むように支援する。手段による問題解決、アイディア創出などを促進していく働きかけ。

＜ファシリテーターとは？＞

チームの成果を最大化する支援を行う人。会議でいえば「進行役」。

＜会議のポイント＞

「会議の設計（6W1H)」、「会場レイアウト（ロの字より島型）」、「場のコントロール」、「聴く力と問う力」、「議論の整理」、「合意の形成（傾聴、質問、観察、指摘）」、「ネクストステップの確認」

会議という日々の営みに対してもしっかりと場を設計をし、振り返りを行うことが大事です。「ファシリーターはチームの成果が最大になるように支援する」という説明がありましたが、会議が変わることがチームの成果に近づく近道かもしれません。

◆交流会での質疑応答

少人数のセミナーだったので終了後の交流会含めて活発な質疑、意見交換がありました。以下ご紹介します。

• 「意思決定者が明確な組織の場合ではファシリテーションは不要？」

　　→最終的には意思決定者が決めるとしても、どういう決定の仕方にするかをプロセスで合意しておくことが大事なのでファシリテーションは必要。

• 「20名以上の会議はどうすすめたらよいか？」

　　→グループに分かれて（少人数で）進めたほうが効率が良く、最適な人数は多くても8名くらいといわれている

• 「会議でしゃべらない人としゃべり過ぎる人がいる場合どうしたらよいか？」

　　→「紙に書いてもらい、書いた内容を読んでもらう」「ファシリテーターが発言の少ない人の書いたものを読んであげる」「発言の少ない人に意識を向けながら、適宜発言を促す」「発言するときにトーキングオブジェクトを活用する」などの工夫をすることで発言の質量をコントロールできる

• 「ファシリテーターが意見を述べることは避けたほうがよいか？」

　　→役割は明確にしたほうが参加者を混乱させないので、基本的にファシリテーターは意見を言わず、ファシリテーションに徹するのがよい（状況次第）。一参加者として意見を発する場合は、その旨、きちんと伝えたうえで発言する。

• 「雰囲気が堅いときは？」

　　→参加者が自己開示することで場が柔らかくなる。そのためにも、ファシリテーター自がまずは自己開示するとよい。また、「私、実は○○なんです」という紹介をするアイスブレイクなども有効。

• 「リーダーの役が固定化されており、メンバーに一方的に伝える会議になってしまう」

　　→ファシリテーター、タイムキーパー、板書、議事録など、会議に必要な役割を少しずつメンバーに委ねていきながら、会議への参加意欲とオーナーシップを高めてもらう。

• 「よい会議だったかどうかはどう判断する？」

　　→その場での盛り上がりよりも、その会議の後に、参加者がどのような行動を取ったかが一つの判断基準となる

• 「ずれた意見を言ったり、意見を全く言わない場合はどうする？」

　　→発言の意図を丁寧に確認したり、質問し直したりすること。それができないとしたら、ファシリテーター自身にどのような心のモヤモヤがあるかを自問自答する」

など。

「会議」あるあるが続き盛り上がりました。どんな活動も合意形成が大事。特に市民活動は多様な人が参加して協力して進めるので、合意形成の積み重ねそのものと言えます。その場としての「会議」。意識的に魅力的な場づくりをしていきたいですね！

オフィスでもセミナーだけでなく実際の現場で合意形成の支援も進めていきたいと思っています。

今後もオフィスの活動をホームページやSNSで発信していきますのでぜひフォローしてください。