コラム 2020年04月10日

【情報ピックアップ】オンライン会議のはじめかた・すすめかた（サポートオフィススタッフの経験から）

4月2日より実施した、NPO、市民活動団体を対象とした「新型コロナウィルス感染拡大に伴う緊急アンケート（町田市ならびに周辺地域）」の回答について途中経過をまとめました。そちらについては、以下の記事をご覧ください。

その中で、オンライン会議の方法について知りたいというコメントがいくつかありましたので、サポートオフィススタッフの経験に基づくオンライン会議のはじめかた・すすめかたについてご紹介します。

サポートオフィススタッフも本格的に使用しはじめたのは、最近なのでまだまだ試行錯誤中です！

また、サポートオフィスでは、4月22日に初のオンライン講座「ファシリテーション基礎セミナー」を開催します。オンライン講座ってどんな感じかなと体験してみたい方もぜひ参加してみてください。詳細、参加方法は、FBのイベントページをご覧ください。

◆オンライン会議のはじめかた　何を使えばいいの？

オンライン会議のツールはいくつかあるようですが、サポートオフィスでは「ZOOM」を使っています。最近利用者が急激に増えたということでニュースに取り上げられるなど最も簡単に使えるツールといわれています。スマホ、タブレット、カメラ付きのPCとwifiなどのネット環境があれば使えます。

セキュリティの問題が指摘されていましたが、その後、パスワードを設定するなどセキュリティレベルをあげる対応がとられています。海外の企業や政府でセキュリティーの問題を懸念して使用を禁止するなどのニュースもありますが、機密情報を取り扱わない日常の使用であれば問題ないのではと思います。

一番の利点は、100人までは、40分無料で使える点です。

◆ZOOMの使い方

ざっくりいえば下記の通りです。本当にざっくりとした手順です。

１　ネット「ZOOM」と検索して「Zoomミーティング – Zoom」というページにアクセス。

２　上部にあるの青い字の「会議に参加する」「会議を開催する」の「会議を開催する」⇒「ビデオはオン」※

※3つ選択肢が出てきますが、「ビデオはオン」でだいたいOK。

３　はじめて使用するときは、アカウントの取得が必要です。FBやGoogleのアカウント持っていればそれでサインインできます。ない人は、「サインアップ」というところから必要事項を入力。

４　「新しいミーティングをスケジュールする」として手順通り進んでいけばだいたいOKです。会議開催を保存すると、真ん中位「招待状をコピーする」と青い字で書いてあるので、これを押して、「ミーティング招待状をコピー」としてこの内容を会議に参加してほしい人に送ります。メールなどに「貼り付け」（ctrl+v）て送信すれば大丈夫です。

５　受け取った人は、この招待状に書いてある「zoomミーティングに参加する」を押せば参加できます。

より詳しくは、以下のページをご覧ください。

ZOOMパーフェクトマニュアル

その他にも「ZOOM　使い方」と検索するといろいろなページが出てきます。

◆実際使ってみて

サポートオフィスでは、在宅ワークの時の朝、夕方とスタッフの定例ミーティング、職員研修などで使用しています。環境によってフリーズしたりなどのトラブルもありますがおおむねスムーズです。

リアルと違って発言のタイミングが難しくて同時に話してしまうなどもありますが、発言したい人は手を挙げるなどのルール決めしても良いかも。画面共有といってPC上の資料をみんなで見れる機能なども使いこなすとさらに便利です。

◆その他(勝手に選んだ)お役たち情報

市民活動団体のための新型コロナウイルス対応お役立ちサイト（茨城NPOセンター・コモンズ）

茨城県のNPO、市民活動の支援組織、茨城NPOセンター・コモンズが立ち上げたサイト。この中に「テレワークを導入したい」という項目に参考になるサイトが掲載されています。

立教大学経営学部中原淳研究室

立教大学の中原淳教授がご自身のHPでオンラインの授業のコツなどをまとめています。ツールの使い方というよりは、どうやってコミュニケーションをとるか、学生の集中力を継続させるかなどが書いてあり面白い内容です。